REGULAMIN PUBLIKACJI I AKTUALIZACJI DANYCH W BIULETYNIE INFORMACJI PUBLICZNEJ

Załącznik nr 1 do Zarządzenia 12/2021/2022

 Dyrektora Szkoły Podstawowej im. Jana Pawła II  

w Racławicach Śląskich

 

REGULAMIN PUBLIKACJI I AKTUALIZACJI DANYCH W BIULETYNIE INFORMACJI PUBLICZNEJ

 

§ 1. Cel

1. Regulamin określa zasady prowadzenia strony Biuletynu Informacji Publicznej (BIP).
2. Administratorem danych udostępnianych w BIP jest Szkoły Podstawowej im. Jana Pawła II w Racławicach Śląskich.
3. Dane są udostępniane na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej Ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji, który jest Administratorem danych udostępnianych na stronie bip.gov.pl .

 

§ 2. Definicje

 

1. informacja publiczna - każda informacja o sprawie publicznej, podlegająca udostępnieniu na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r.
2. Redaktorzy BIP - osoby wyznaczone do zamieszczania w BIP informacji publicznych,
3. Administrator BIP – osoba odpowiedzialna za obsługę i nadzór nad stroną BIP,
4. Panel administracyjny BIP - element systemu służący do zarządzania treścią BIP,
5. Podmiot przetwarzający - podmiot, który na mocy zawartej umowy (na dostawę, opiekę oraz powierzenia danych osobowych) odpowiada za dostarczenie, utrzymanie i serwisowanie systemu informatycznego dedykowanego do prowadzenia strony BIP oraz bezpieczeństwo danych stanowiących zawartość strony BIP.

 

§ 3. Obsługa BIP

 

1. Administrator może założyć konto redaktorowi BIP, jeżeli nie został dodany żaden redaktor jego zadania wypełnia administrator.
2. Do zadań redaktorów BIP należy w szczególności:
   1. nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem BIP, w tym stały nadzór merytoryczny nad wprowadzaniem i publikowaniem informacji w BIP;
   2. określanie sposobu publikowania informacji w BIP oraz przekazywanie wiedzy na ten temat Administratorowi BIP;
   3. monitorowanie zasobów BIP pod kątem kompletności i prawidłowości;
   4. nadawanie, modyfikowanie i usuwanie uprawnień do panelu administracyjnego BIP, pozwalających na dokonywanie zmian w treści informacji publicznej udostępnionej na stronie podmiotowej BIP;
   5. nadzór i podejmowanie niezbędnych czynności w celu zachowania spójności informacji zamieszczanych w BIP;
   6. podejmowanie działań niezbędnych w celu zapewnienia bezpieczeństwa  treści informacji publicznych udostępnianych w BIP;
   7. aktualizacja zasad publikacji i procedury aktualizacji danych w Biuletynie Informacji Publicznej.
3. Do zadań administratora strony BIP należy:
   1. nadzór nad wykorzystaniem i ochroną indywidualnych loginów oraz haseł dostępu do panelu administracyjnego BIP;
   2. współpraca z Ministrem Cyfryzacji, w tym zgłaszanie mu informacji o awariach i błędach w funkcjonowaniu BIP;
   3. kontrola dziennika zmian BIP;
   4. współpraca z redaktorami BIP udzielanie im niezbędnej pomocy technicznej w celu realizacji zadań związanych z prowadzeniem BIP;

 

§ 4. Ogólne zasady publikowania informacji w BIP

 

1. Publikowanie informacji w BIP odbywa się zgodnie z wymogami określonymi w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
2. Dane przetwarzane są w celu powszechnego udostępniania informacji publicznej w postaci ujednoliconego systemu stron w sieci teleinformatycznej. Obowiązek publikowania informacji publicznej w BIP spoczywa na organach i podmiotach publicznych, o których mowa w art. 4 ust. 1 i 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej. Administrator jest zobowiązany do publikacji:
   • swojego statusu prawnego lub formy prawnej,
   • organizacji podmiotu,
   • przedmiotu działania i kompetencji,
   • organów i osób sprawujących w nich funkcje i ich kompetencje,
   • struktury własnościowej podmiotu,
   • majątku, którym dysponuje,
   • programów w zakresie realizacji zadań publicznych, sposobie ich realizacji, wykonywaniu i skutkach realizacji tych zadań,
   • zasad funkcjonowania, w tym o zakresie wykonywania zadań publicznych, sposobach przyjmowania i załatwiania spraw,
   • danych publicznych: przebiegu i efektów kontroli oraz wystąpień, stanowisk, wniosków i opinii podmiotów ją przeprowadzających,
   • komunikatów i aktualności.
3. Informacje publiczne publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej, muszą być oznaczone:
   1. danymi określającymi tożsamość osoby, która wprowadza dane do BIP-u,
   2. datą i czasem udostępnienia informacji na BIP-ie,

2.  
3.  
4. Informacje publiczne zamieszczane na stronie BIP nie mogą zawierać treści reklamowych oraz skrótów, z wyjątkiem skrótów powszechnie przyjętych i zrozumiałych.
5. Prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych, o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych oraz o ochronie danych osobowych.
6. W przypadku publikacji kopii dokumentów, wyłączenia jawności ich fragmentów, dokonuje się poprzez skuteczne zakrycie chronionych danych.
7. Informacja publiczna może zostać zamieszczona na stronie BIP w postaci plików z danymi w formatach przyjętych jako ogólnodostępne.
8. Informacja publiczna, która nie została udostępniona w BIP jest udostępniana w trybie wnioskowym.

 

 

 

§ 5. Nadawanie uprawnień do administrowania danymi w BIP

1. Uprawnienia do panelu administracyjnego BIP posiada wyłącznie Administrator BIP.
2. Wyznaczonej osobie nadawany jest unikalny login i hasło za pomocą którego loguje się do systemu.
3. Po nadaniu uprawnień i przydzieleniu loginu i hasła, administrator BIP niezwłocznie informuje o tym fakcie osobę, której uprawnienia dotyczą, za pomocą poczty elektronicznej.
4. Każdy redaktor BIP zobowiązany jest do zachowania w poufności przyznanego mu indywidualnego loginu i hasła dostępu do panelu administracyjnego BIP.
5. Uprawnienia redaktora BIP do panelu administracyjnego zostają zablokowane przez administratora BIP w przypadku: Odebranie uprawnień, Rozwiązania umowy o pracę, Wygaśnięcie umowy o pracę.

 

§ 6. Przegląd oraz usuwanie danych z BIP

1. Redaktor BIP minimum raz w roku sprawdza aktualność oraz celowość zamieszczonych danych w szczególności dokumentów stanowiących informację publiczną (zamówienia publiczne, oferty pracy, treść odpowiedzi na wnioski o informację publiczną) oraz listy pracowników.
2. Decyzję o usunięciu lub przeniesieniu danych do archiwum podejmuje administrator BIP.
3. W przypadku stwierdzenia nieważności danych lub wygaśnięcia ich czasu publikacji dane te zostają przeniesione do archiwum BIP i są dostępne jedynie na wniosek o udostępnienie informacji publicznej.
4. W szczególności przeglądowi poddawane są dokumenty oraz dane zawierające dane osobowe

§ 7. Retencja danych

1. Dokumenty zawierające dane osobowe są publikowane na stronie BIP zgodnie z wymaganiami przepisów szczegółowych w szczególności:
   1. Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych,
   2. Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej,
   3. Ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych,
   4. Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej,
   5. Ustawy z dnia 16 września 2011 r. o zmianie ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz niektórych innych ustaw,
   6. Ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach,
   7. Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy,
   8. Ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
2. Dla danych publikowanych w BIP redaktor ustala okres retencji danych (czas ich usunięcia) mając na uwadze zasady minimalizmu oraz ograniczenia czasowego wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych.
3. Ustalenie okresu retencji danych powinno być na podstawie przepisu nakazującego publikowanie przez określony czas informacji:
   1. Informacja o wyniku naboru na stanowisko urzędnicze minimalnie przez 3 miesiące, po 3 miesiącach powinno być niezwłocznie usunięte
   2. Informacja o wyniku postępowania publicznego nie dłużej niż 4 lata
   3. Wykaz pracowników jednostki co najmniej raz do roku aktualizowany, celem usunięcia danych byłych pracowników

W kwestiach nieuregulowanych przepisami, informacja powinna być usuwana ze strony w momencie wygaśnięcia roszczeń na podstawie art. 118 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji lub na podstawie art. 442[1] Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny.

 

§ 8. Postanowienia końcowe

1. W sytuacjach nie uregulowanych regulaminem ani przepisem prawa decyzję na temat publikacji informacji publicznej w BIP podejmuje Dyrektor Szkoły.
2. Dokumenty zawierające dane osobowe, które nie podlegają upublicznieniu zgodnie z ograniczeniami wynikającymi z art. 5 ust. 1 i 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej publikowane są w sposób zanonimizowany w zakresie danych i informacji chronionych.
3. Okres retencji dokumentów oraz zakresu zanonimizowania danych na dokumentach są każdorazowo konsultowane z Inspektorem Ochrony Danych.
4. Informacje niepublikowane w BIP, a stanowiące informację publiczną udostępniane są na wniosek.